Vergaderen tijdens de coronacrisis: de Spoedwet

Eerder schreven wij een blog over het houden van aandeelhoudersvergaderingen tijdens de coronacrisis. We hebben toen twee manieren toegelicht waarop aandeelhoudersvergaderingen (hierna: ‘AV’s’) gehouden konden worden, met inachtneming van de maatregelen rondom het coronavirus. Het kabinet heeft zich ook over dit onderwerp gebogen, en recent is ten gevolge daarvan de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid (de ‘Spoedwet’) in werking getreden. Deze Spoedwet neemt statutaire belemmeringen weg en maakt het mogelijk dat AV’s volledig virtueel gehouden kunnen worden zonder fysieke deelname van de vergadergerechtigden. In deze blog gaan we kort in op een aantal aspecten van de Spoedwet.

Formele vereisten

Door het houden van hybride AV’s of het nemen van besluiten buiten vergadering (artikel 2:238 BW) hadden ondernemingen al de mogelijkheid om ‘corona-proof’ te vergaderen en besluiten te nemen. Wel bestond daarbij het risico dat besluitvorming ongeldig zou zijn als niet aan alle wettelijke en statutaire vereisten was voldaan. De Spoedwet ondervangt dit probleem met terugwerkende kracht.

Onder normale omstandigheden zou aan de rechtsgeldigheid van een besluit getwijfeld kunnen worden als bijvoorbeeld de locatie van een AV gewijzigd is na oproeping van de AV, omdat de oorspronkelijke vergaderlocatie vanwege het coronavirus gesloten was. Maar onder de huidige, bijzondere, omstandigheden mag worden aangenomen dat besluiten niet snel vernietigd zullen worden omdat aan bepaalde vereisten niet is voldaan met als doel verspreiding van het coronavirus te beperken.

Ook een aandelenuitgifte waartoe is besloten tijdens een AV waaraan niet iedere aandeelhouder kon deelnemen, en wat in principe zou leiden tot een ongeldige aandelenuitgifte, is een gebrek dat door de Spoedwet achteraf geheeld kan worden.

Stemrecht

In de Spoedwet wordt niet geregeld hoe stemgerechtigden hun stem kunnen uitbrengen, het bestuur moet dit op gepaste wijze mogelijk maken. De Spoedwet geeft hiervoor wel extra mogelijkheden. Het bestuur van een BV kan er bijvoorbeeld voor kiezen dat men voorafgaand aan de AV kan stemmen of dat men alleen elektronisch een stem uit kan brengen. Ook mag het bestuur besluiten om uitsluitend de mogelijkheid te bieden voorafgaand aan de AV een steminstructie of volmacht aan een daartoe door het bestuur aangewezen gevolmachtigde te geven.

Uitstel

Hoewel de meeste ondernemers er niet voor zullen kiezen om de jaarlijkse AV uit te stellen, regelt de Spoedwet dat het niet tijdig deponeren van de jaarrekening op zichzelf niet zal leiden tot onbehoorlijk bestuur. Daarnaast kan een onderneming bij bestuursbesluit de termijn voor het opmaken van de jaarrekening verlengen.

Al deze maatregelen in de Spoedwet bieden rechtszekerheid aan ondernemingen, wat in deze tijden van cruciaal belang kan zijn voor de continuïteit van de bedrijfsvoering.

De Spoedwet vervalt op 1 september 2020, maar kan bij Koninklijk Besluit telkens met een periode van twee maanden verlengd worden.