Aandeelhoudersvergadering tijdens de coronacrisis
Ondernemingen hebben door de coronacrisis niet alleen zorgen over overmachtssituaties en financiën, ook de wijze van het houden van aandeelhoudersvergaderingen zal bij veel ondernemingen tijdelijk (moeten) veranderen. Fysieke vergaderingen zullen veelal niet door kunnen gaan door ziekte of door de overheid opgelegde ‘social distancing’ maatregelen. Welke opties zijn er op dit moment om een aandeelhoudersvergadering (hierna: ‘AV’) plaats te laten vinden en op welke manier kunnen aandeelhoudersbesluiten worden genomen?
Optie 1: Hybride aandeelhoudersvergadering
De wet heeft als uitgangspunt dat aandeelhouders in persoon, of via een gemachtigde, aanwezig moeten zijn bij een AV. Het houden van een AV in volledig digitale vorm is geen optie welke is opgenomen in de wet. De wet geeft echter wel de mogelijkheid voor het houden van een zogenaamde ‘hybride’ AV mits de statuten dit expliciet toestaan. De statuten moeten dan een bepaling bevatten waarin staat dat aandeelhouders bevoegd zijn om deel te nemen aan de AV door middel van een elektronisch communicatiemiddel (of woorden van gelijke strekking).
Naast dat de mogelijkheid in de statuten moet zijn opgenomen, zijn er nog een aantal aanvullende wettelijke vereisten waaraan voldaan moet worden. Een belangrijk vereiste is dat de voorzitter en in beginsel ook de bestuurders en eventuele commissarissen fysiek aanwezig moeten zijn op de locatie waar de AV wordt gehouden. Alle overige vergadergerechtigden mogen via elektronische weg deelnemen aan de AV, vandaar de naam ‘hybride’ AV. Alle aandeelhouders die niet fysiek bij de vergadering aanwezig zijn, moeten kunnen worden geïdentificeerd door de voorzitter. Daarnaast moeten de niet aanwezige aandeelhouders de fysiek gehouden AV rechtstreeks kunnen volgen en het stemrecht kunnen uitoefenen (via bijvoorbeeld MS Teams, Skype of FaceTime). De aandeelhouder hoeft, tenzij anders is bepaald in de statuten, niet deel te kunnen nemen aan de beraadslaging, waardoor het voldoende is dat de aandeelhouder de AV via een livestream kan volgen en per e-mail kan stemmen.
Optie 2: Besluitvorming buiten vergadering (artikel 2:238 Burgerlijk Wetboek)
In het geval de statuten geen grondslag bieden voor het houden van een hybride AV, kan besluitvorming buiten vergadering een mogelijkheid bieden. Dergelijke besluitvorming kan slechts plaatsvinden indien alle vergadergerechtigden met deze manier van besluitvorming hebben ingestemd. De stemmen moeten bij besluitvorming buiten vergadering schriftelijk worden uitgebracht, waarbij stemmen via elektronische wijze ook is toegestaan. Dit kan anders zijn indien de statuten anders bepalen. Tot slot moeten bestuurders en commissarissen voorafgaand aan de besluitvorming in de gelegenheid worden gesteld om een raadgevende stem uit te brengen.
Voor aandeelhoudersbesluiten in welke vorm dan ook genomen, geldt dat alle wettelijke en eventuele statutaire voorschriften te allen tijde in acht genomen moeten worden. Bij vragen kunt u onze experts raadplegen zodat wij u kunnen helpen een zorgvuldig proces te waarborgen.